Istruzioni

Funzionamento dei Gruppi

In questa sezione, abbiamo inserito alcune istruzioni che ti daranno le nozioni di base per il corretto e proficuo l’utilizzo della nostra Piattaforma “Progettare per il Sociale”. In particolare, sono state inserite alcune informazioni inerenti i seguenti argomenti attinenti al funzionamento dei Gruppi di Lavoro:

SOGGETTO CAPOFILA: Ente responsabile del processo di progettazione ed attuazione del progetto
PARTNER DI PROGETTO: Ente cui il partenariato di progetto affida la realizzazione di una parte delle azioni/attività del progetto, assegnandogli la gestione di un budget di spesa;
PARTNER DI SUPPORTO: Ente pubblico o Privato il quale, sulla base di un evidente interesse materiale e/o istituzionale e senza impegnare spesa di progetto, ha dichiarato espressamente la propria volontà di voler collaborare in fase di attuazione del progetto, anche fornendo al partenariato di progetto appoggio istituzionale, risorse umane, mezzi logistici, ecc.
GRUPPO DI LAVORO (GdL): Insieme di persone fisiche designate dal partenariato attivo di progetto alla realizzazione delle attività di concertazione e scrittura del progetto;
MODERATORE: La persona fisica a cui ciascun partner conferisce responsabilità di creazione, aggiornamento ed eliminazione dei documenti di progetto sulla piattaforma. Ogni partner di progetto, potrà avere un solo Moderatore;
RESPONSABILE DI PROGETTO: La persona fisica che ricopre il ruolo di Moderatore per il Soggetto Capo Fila;
MEMBRO DEL GDL: tutte le persone fisiche che hanno avuto accesso al GdL;
PACCHETTO DI CANDIDATURA: Insieme di documenti che, in relazione alle specifiche previsioni del Bando/Avviso, devono essere prodotti dal GdL ai fini della formalizzazione della candidatura di una determinata proposta progettuale. A titolo di esempio fanno parte del Pacchetto di Candidatura: Modulo di domanda, Formulario, Dichiarazioni previste dal bando/avviso, Documentazione Tecnica ed Amministrativa richiesta dal Bando, ecc.;
DOCUMENTI INTEGRATIVI: Insieme di documenti i quali, anche se non espressamente richiesti dal bando/avviso, si ritiene di dover trasmettere ugualmente all’Ente Finanziatore, al fine di meglio chiarire le caratteristiche della proposta formulata dal GdL e/o al fine di supportare la positiva valutazione di determinati punteggi di valutazione/priorità.

Benvenuto sulla piattaforma “Progettare per il Turismo”.
Se stai leggendo queste note, quasi sicuramente, è la prima volta che ti trovi a lavorare con questo strumento, pertanto, di seguito, ti forniamo qualche breve spiegazione in merito all’utilizzo dello della piattaforma, dando per scontato che tu conosca le regole principali relative alla progettazione partecipata per obiettivi.
Progettare per il sociale è una comunità che si propone di promuovere e sviluppare l’utilizzo della metodologia di “progettazione asincrona”, ovvero una metodologia di progettazione pensata per soggetti che, per vari motivi (lavoro, fuso orario, familiari, ecc.) non possono trovarsi spesso insieme (riunioni, skipe, ecc.) per discutere nello stesso momento (in sincronia) delle problematiche relative alla scrittura di un progetto. Pertanto, la filosofia che sottende la metodologia di lavoro in uso sulla nostra piattaforma, vuole che ciascun componente del Gruppo di Lavoro (GdL), intervenga nell’ambito del processo di scrittura e condivisione di un progetto (ma anche di un’offerta tecnica x una gara d’appalto, ecc.) quando ne ha sia il tempo (es: in quanto ad esempio si trova spesso fuori ufficio x lavoro) che la possibilità (es: il soggetto lavora in una località con 12 ore di fuso orario di differenza), facendo largo uso di strumenti di coordinamento asincroni quali, ad esempio: i Forum, gli aggiornamenti di stato (messaggi rivolti a tutto il gruppo di lavoro pubblicati sulla home del GdL), la condivisione dei documenti di lavoro online, la possibilità di commentare documenti e discussioni, i messaggi vocali (in futuro), i videomessaggi (in futuro), ecc.). Questo NON vuol dire che sia vietato al GdL incontrarsi e discutere del progetto (sia di presenza che online)! Significa solamente che incontrarsi è importante ma se NON è possibile per motivi di forza maggiore, le attività di progettazione possono ugualmente andare avanti, in modo da garantire il rispetto della scadenza di presentazione del documento da produrre e condividere (es: Formulario, Offerta tecnica, ecc.).

In seguito all’accesso al GdL ti trovi nella “Home Page” del gruppo, dalla quale si ha accesso a tutte le aree di lavoro ed, in particolare:

Al Forum del gruppo (distinto dai Forum aperti alla generalità dei soggetti registrati);
All’archivio di tutti i Documenti del gruppo
All’area degli Eventi del gruppo;
All’area dei Membri del gruppo;
All’Area Manda inviti (Solo se sei un Moderatore, vedi oltre).

L’Amministratore della Piattaforma, insieme con il Responsabile di Progetto, procedono ad inserire sul GdL un primo insieme di soggetti appartenenti ad enti che aspirano a prendere parte, insieme al Capo Fila, al Partenariato attivo del progetto. Ad alcuni di questi soggetti (uno per ciascun partner), sarà assegnata la responsabilità sia della gestione del processo di lavorazione dei documenti, sia la responsabilità dei contenuti creati da tutto il gruppo di lavoro. Questi soggetti, vengono indicati sulla Piattaforma come “Moderatori”, ai quali viene riconosciuto il potere di revisionare e moderare (ed, eventualmente, anche di eliminare) tutti i contenuti creati dai singoli “Membri” del GdL.
I Moderatori, a loro sua volta, utilizzano la procedura “Manda Inviti” loro riservata, per invitare a partecipare al gruppo di lavoro altri soggetti (funzionali alla definizione del progetto) che rientrano nella cerchia dei loro amici (non è possibile invitare sul gruppo di lavoro soggetti con i quali NON si intrattiene un rapporto di amicizia).

Come avrai capito, la nostra piattaforma riprende le principali modalità di funzionamento tipiche dei Social Network.

Questo significa che, una volta eseguito l’accesso al Gruppo di Lavoro (GdL) la prima operazione da fare è accedere all’area “Membri” per verificare se vi sono componenti del GdL che NON risultano nella tua lista di Amici. Quindi, ove sul gruppo di lavoro sono presenti soggetti con i quali NON intrattieni rapporti di amicizia, in corrispondenza a ciascun nominativo, procedi a fare clic sul pulsante “Richiedi Amicizia”. Il sistema provvederà a trasmettere a ciascun contatto una mail con la tua richiesta di amicizia.

La condizione di avere l’amicizia da parte di tutti i Membri, risulta di fondamentale importanza con riferimento a tutti i soggetti che fanno parte del GdL ed, in particolare, con riferimento alla figura del/i Moderatore/i del gruppo. Infatti, se il tuo nominativo non risulta nell’elenco degli amici del Moderatore, questi, NON avrà la possibilità di coinvolgerti nelle diverse fasi di gestione delle attività di progettazione del GdL.

Ai fini di una proficua collaborazione tra tutti gli Enti partecipanti al Gruppo di Lavoro (GdL), sono fissate le seguenti regole di collaborazione:

Il ruolo di Capo Fila del Partenariato spetta all’Ente che, avendone i requisiti previsti dal bando, ha promosso e richiesto l’attivazione del GdL.
Ciascun Ente aderente al partenariato di progetto (pubblico o Privato) nomina, al proprio interno, il soggetto che sarà chiamato a ricoprire il ruolo di Moderatore sul GdL. Il Moderatore sarà l’unico soggetto dell’Ente autorizzato a creare ed a modificare i documenti che fanno parte del pacchetto di candidatura (Domanda di ammissione, formulario, Allegati di progetto, ecc.).
Selezioniamo i componenti. Limitiamo al massimo il numero di accessi al GdL, riservandolo solamente a soggetti che effettivamente sono in grado di apportare competenze ed esperienze concrete alla formulazione della proposta progettuale;
Caricamento e modifica dei documenti: Il Moderatore del soggetto Capo Fila (Responsabile di Progetto), insieme con l’Amministratore della Piattaforma [MeetLab], caricano sulle cartelle dei documenti i file vuoti, rendendo disponibili a tutti i componendi del GdL i documenti che compongono il Pacchetto di candidatura;
Le modalità previste per la partecipazione dei Membri: tutti i Membri del GdL, ovvero le persone fisiche diverse dal Moderatore chiamati dai partner a collaborare alla stesura del progetto (consulenti esterni, dipendenti, collaboratori, ecc.), saranno abilitati ad accedere ai file del formulario in sola lettura, ma potranno sempre intervenire attivamente alle attività di definizione dei contenuti progettuali, proponendo, in relazione a ciascun contenuto, eventuali modifiche al formulario e/o dando suggerimenti tecnici, essenzialmente in 3 modi, alternativi:

Attraverso il Forum. Stimolando l’avvio e/o l’approfondimento tecnico di particolari tematiche progettuali sul Forum di gruppo, cioè avviando, alimentando e sostenendo specifiche discussioni su temi tecnici precisi inerenti la formulazione della proposta progettuale;
Attraverso i commenti: In relazione a ciascun capitolo/paragrafo/sottoparagrafo del formulario, ciascun Membro del GdL ha sempre la possibilità di formulare un commento e/o partecipare commentando interventi del Moderatore e/o di altri Membri del GdL. Si fa notare come lo strumento del commento può in realtà essere molto potente in quanto, ove occorre, un Membro del GdL potrà:

b.1) proporre una modifica: in questo caso, si consiglia di copiare la parte del capitolo/paragrafo/sottoparagrafo per il quale intende proporre una “modifica”, procedendo ad incollarla sul commento di quel capitolo/paragrafo/sottoparagrafo; quindi, consigliamo di procedere a modificare il paragrafo nel senso voluto. In questo modo, alla fine, avremo una proposta di modifica che, una volta accolta, potrà essere copiata/incollata dal Moderatore direttamente sul capitolo/paragrafo/sottoparagrafo modificato;

b.2) proporre un’integrazione: in questo caso, come si fa per il testo delle leggi, basta inserire un commento del tipo: si propone di inserire dopo le parole “xxxxxx xxxxx”, il seguente testo “contenuto dell’integrazione testuale proposta. . . .”.

Mediante messaggi privati: Ove necessario, ciascun Membro può anche intrattenere conversazioni private con il proprio Moderatore di riferimento e/o con altri Membri del GdL, anche diretti a coordinare interventi di richiesta di adeguamento di uno o più elementi del formulario, del quadro economico o degli allegati.

Utilizzare gli aggiornamenti. La prima regola della collaborazione è far rilevare a tutti gli altri partner il lavoro (specie di aggiornamento) che si è svolto online, in modo tale che ciascuno, nel momento in cui si collega alla piattaforma, è in grado di sapere immediatamente a che punto si trovano le operazioni di scrittura del progetto (Formulario + Allegati = Pacchetto Candidatura). A tal proposito, prima di uscire e/o dopo un aggiornamento importante, ricordatevi sempre di riportare delle brevi note di aggiornamento dello stato dirette al Responsabile di Progetto ed a tutti i soggetti che collaborano alla stesura del progetto. Le note di aggiornamento dello stato, devono essere inserite nella “Home Page” del Gruppo, in modo tale da essere immediatamente visibili a tutti i Membri del GdL, nel momento in cui essi accedono.

Cliccando su “Manda Inviti”, potrai avere accesso all’area di gestione degli inviti, nell’ambito della quale potrai procedere ad invitare altri soggetti (persone fisiche) a far parte del tuo gruppo di lavoro. Ricorda però, affinché tu possa invitare un soggetto a far parte del tuo gruppo di lavoro, occorre che questo soggetto debba figurare tra i tuoi amici. Pertanto, ove il soggetto che vuoi inviare a far parte del gruppo di lavoro non figura tra i tuoi amici, procedi a richiedere l’amicizia dalla tua Dashboard ovvero anche cliccando, sul link “Visualizza tutti gli Utenti” posto sulla barra laterale destra dove, in corrispondenza del soggetto, sarà possibile cliccare su pulsante (situato sulla dx del nome) “Richiedi l’Amicizia”.
Dopo l’accesso a “Manda Inviti”, la procedura ti rende disponibile (sulla Sx) l’elenco dei contati con i quali hai stretto amicizia. A questo punto, tra questi contatti, devi selezionare (tramite il segno di spunta) quelli che intendi invitare a far parte del GdL che, quindi, verranno inseriti nell’elenco sulla dx.
Dopo aver selezionato tutti i soggetti da invitare, non rimane che inviare tutti gli inviti con UN UNICO CLIC sul pulsante in basso a sinistra “INVIA INVITI”. A questo punto tutti gli inviti sono stati trasmessi. Il sistema provvederà a trasmettere a tutti i soggetti selezionati una mail con la quale sono inviati ad accettare l’invito di adesione al GdL. Se vuoi velocizzare le procedure, puoi sempre chiamare i soggetti invitati telefonicamente per invitarli ad accettare la tua richiesta di amicizia.

Non intendiamo dilungarci oltremodo sulle modalità di utilizzo e/o partecipazione alle discussioni dei Forum che, sicuramente, avrai già avuto modo di sperimentare in altre occasioni.
Sul Forum di Gruppo (che è interno al gruppo di lavoro e pertanto NON visibile a coloro che NON fanno parte dello stesso), infatti, avrai la possibilità di iniziare una nuova discussione (in basso alla pagina), ovvero, potrai anche intervenire in una delle discussioni già attive, rispondendo alle questioni formulate dagli altri membri del GdL.
Qualche piccola notazione, però, è bene che venga fornita in merito alla filosofia con il quale i diversi strumenti dovranno essere utilizzati. La regola principe, chiaramente, è quella di consideraci tutti come facenti parte della medesima squadra. Pertanto, ti invitiamo a favorire la condivisione delle informazioni coinvolgendo nelle discussioni del Forum anche altri soggetti aderenti al gruppo di lavoro, utilizzando, a tal fine, il metodo della “Citazione”. In particolare, nel momento in cui scrivi il testo di una nuova discussione, ovvero, nel momento in cui rispondi partecipando ad una discussione già attiva, a seguito della digitazione del simbolo della “@” seguito da una lettere dell’alfabeto, si aprirà un elenco dal quale potrai selezionare (tra tutti i tuoi amici che hanno per iniziale del cognome la lettera da te digitata es. “@c”) un soggetto specifico per invitarlo ad apportare il suo contributo alla discussione. Il soggetto così selezionato, sarà chiamato ad intervenire sulla piattaforma a mezzo di apposito sistema di alert e quindi, sentitosi chiamato in causa, sarà stimolato a collegarsi (anche dal proprio cellulare o tablet) per rispondere alla tua sollecitazione.

Al fine di procedere con ordine, le regole di collaborazione della Piattaforma prevedono che la creazione e la modifica dei documenti progettuali rimane ad esclusiva competenza dei Moderatori (uno per ogni partner).
Trattasi di documenti di lavoro (tipo editor di testo) che, opportunamente riuniti in apposite cartelle, oltre a poter essere editati direttamente online (come se fosse un foglio word), possono anche contenere uno o più file allegati. Se necessario, ciascun Moderatore potrà editare i singoli documenti di testo offline, utilizzando un normale editor (Es. Word) sul quali copiare/incollare i contenuti del singolo documento. Quindi, una volta ultimate le operazioni di redazione del documento, il contenuto editato offline, potrà essere copiato/incollato direttamente sul documento di lavoro della piattaforma nella sua forma definitiva, dove diventerà visionabile e commentabile da tutti i membri del gruppo.
Praticamente, il Moderatore dovrà accedere all’ultima versione del documento online, cliccare su modifica, selezionare tutto il contenuto preesistente, quindi incollare il contenuto copiato dal file word.

ATTENZIONE! A tale scopo occorre segnalare che, procedendo nelle operazioni di copia/incolla da altro editor (Es. Word), sul documento della piattaforma potranno essere trasferiti solamente i contenuti tipo testo e le tabelle (eventualmente da riformattare). Non vengono copiate/incollate le eventuali immagini, per le quali, si dovrà obbligatoriamente procedere direttamente sul file della piattaforma tramite la funzione Inserisci/immagine.
Per tutti i gruppi di lavoro creati al fine di condividere una specifica progettualità, nella sezione documenti, vengono rese disponibili almeno le seguenti cartelle: NORMATIVA, FORMULARIO, MODELLI, ALLEGATI COMPILATI.
Altre cartelle potranno eventualmente essere create anche dai Moderatori successivamente alla data d creazione del Gruppo di Lavoro (GdL), in funzione delle specifiche finalità per il conseguimento delle quali i GdL è stato attivato.

NORMATIVA
Troverai già caricati i seguenti documenti:

La disciplina del Bando/Avviso con la raccolta di tutti i documenti che definiscono le regole per la presentazione delle candidature e l’attuazione degli interventi. In genere, la normativa comprende sia il bando/avviso (Decreto) che, ove disponibili, anche i documenti attuativi (Es. Decreto Dirigenziale, Decreto direttoriale) ovvero anche gli eventuali documenti esplicativi della normativa (es. Circolari attuative).
L’analisi delle finalità del bando/avviso (ove disponibile), realizzata con l’ausilio di una idonea mappa, rappresenta l’analisi ragionata delle finalità che il soggetto finanziatore intende conseguire attraverso il finanziamento delle proposte progettuali. Questa analisi è realizzata attraverso una metodologia di rappresentazione grafica degli obiettivi espressi dal Finanziatore (MAPPA) che permette di schematizzare graficamente il sistema di obiettivi del bando/avviso che occorre rispettare in fase di scrittura, ai fini di garantire la pertinenza e la coerenza della progettazione con gli obiettivi previsti dal bando.

FORMULARIO
Ove presente, il formulario è composto da una serie distinta di file, ciascuno rappresentativo del singolo capitolo/paragrafo/sottoparagrafo del documento complessivo, in conformità a quanto richiesto dal Pacchetto di Candidatura contenuto del bando/avviso. In questo modo, per ciascun capitolo/paragrafo/sottoparagrafo del formulario diviene possibile procedere all’assegnazione dello stesso ad un Moderatore, che si assume quindi la responsabilità della sua redazione.
Al tempo stesso, con riferimento a ciascun capitolo/paragrafo/sottoparagrafo, diviene possibile inserire commenti e/o proposte di modifica e/o integrazione dei contenuti da parte di tutti i Membri del Gruppo di Lavoro (GdL). Chiaramente (OVE NON ESPRESSAMENTE ESCLUSO DAL BANDO/AVVISO), è possibile (in fase di condivisione dei contenuti della proposta), concertare con il partenariato l’aggiunta di nuovi capitoli/paragrafi/sottoparagrafi al formato previsto dal pacchetto di candidatura.

MODELLI
In questa cartella, puoi trovare tutti i modelli dei documenti da compilare, come richiesti dal bando/avviso, con le relative istruzioni. Solitamente, il documento della piattaforma caricato su questa cartella, riporta tutte le istruzioni per la compilazione di ciascun modello. Il documento vuoto da compilare (es: DSAN), invece, si può scaricare sul desktop dagli allegati al documento.
Secondo le regole e le indicazioni fornite dal Capo Fila, ove sia richiesto dal Bando/avviso, ciascun partner procederà a scaricare il modello vuoto (in word) del documento da compilare ed, una volta compilato, stampato e firmato in originale, procederà a scansionare il documento completo che sarà caricato (upload) sulla cartella ALLEGATI COMPILATI che (tra l’altro) raccoglie, in formato Pdf, tutti i documenti compilati, firmati e scansionati, con l’aggiunta (in coda) di copia in corso di validità del documento di identità del firmatario.